Dokumen Kapal SHIPPING DOCUMENT

Secara kronologis diuraikan jenis-jenis dokumen muatan kapal yang lazim digunakan dalam pengapalan muatan kapal General Cargo Carrier dan disamping itu juga akan diberikan beberapa jenis dokumen bagi pemakaian fasilitas kapal:

1. Shipping Order (S/O), yang juga disebut shipping Instruction (S/I) atau Booking Note, adalah dokumen yang menjadi sumber dari semua jenis dokumen muatan kapal niaga.

Dalam dokumen Booking Note ini pengitim muatan menyatakan kehendaknya -secara tertulis- untuk mengapalkan muatan tertentu dari pelabuhan pemuatan tertentu dan ditujukkan kepelabuhan tujuan tertentu (atau yang akan ditentukan kemudian), menggunakan kapal tertentu (tepatnya: sailing tertentu).

Shipping Instruyction merupakan sunber pengapalan, oleh karena itu kalau S/I sudah diterima oleh agen pelayaran (accepeted by the agent0 maka kedua belah pihak yaitu shipper dan carrier terikat kepada kesepakatan tersebut, yaitu pengapalan muatan. kalau shipper membatalkan pengapalannya, carrier yang bersangkutan mempunyai hak atas ganti rugi yang dinamakan dead freight. Sebaliknya kalau carrier membatalkan sailing, harus mengganti ganti rugi kepada shipper.

2. Resi Gudang, yaitu surat tanda muatan yang dikeluarkan oleh kepala gudang yang menerima muatan tersebut dari shipper. Biasanya shipper menyerahkan muatan yang akan dikapalkan itu satu dua hari sebelum saat kedatangan kapal yang bersangkutan dipelabuhan pemuatan, untuk melakukan pemuatan.

Resi Gudang dibuat dalam lembar (atau lebih, sesuai kebutuhan) menggunaan warna yang berbeda-beda; masing-masing lembar mempunyai fungsi yang berbeda sbb:

* Lembar ke-1 (asli), warna putih, sebagai surat Muat, yaitu surat penterahan muatan dari gudang ke perwira kapal;

* Lembar ke-2, kuning, sebagai mate’s receipt (resi mualim) asli, setelah muatan diterima oleh mualim dan segala kondisi muatan dicatat disitu, untuk shipper;

* Lembar ke-3, warna merah jambu, sebagai Tembusan Resi Mualim, diserahkan kepada agen setempat sebagai dasar pembuatan bill of Lading;

* Lembar ke-4, warna hijau, untuk arsip kapal;

* Lebar ke-5 dan lembat ke-6, warna putih, untuk eperluan lainnya.

Lembar-lembar kedua dan seterusnya menggunakan kertas tipis sedangkan lembar kesatu menggunakan kertas HVS.

Perusahaan-perusahaan pelayaran tertentu menggunakan formulir yang merupakan satu set dari mulai S/O sampai Resi Mualim.

3. Bill of Lading (B/L), yaitu surat perjanjian pengangutan antar pengangkut dengan pengirim muatan. Dokumen ini juga disebut konosemen atau surat muatan.

4. Manifest, yaitu daftar muatan yang dimuat oleh kapal pada pelabuhan-pelabuhan muatan dan akan dibongkar dipelabuhan-pelabuhan tujuan masing-masing. Ada dua jenis manifest yang sering digunakan yaitu Cargo Manifest dan Freight Manifest (dalam hal-hal tertentu sering digabung menjadi Cargo & Freight Manifest).

5. Daftar Pembongkaran (Outturn Report), yaitu daftar yang memuat barang-barang yang dibongkar dipelabuhan tujuannya masing-masing.

6. Damaged Cargo List, yaitu daftar yang memuat muatan yang mengalami kerusakan.

7. Short & Over-landed List (Daftar kekurangan dan kelebihan Pembongkaran), yaitu daftar yang memuat barang-barang yang kurang dibongkar dan/atau kelebihan dibongkar.

8. Cargo Tracer, yaitu dokumen yang digunakan untuk melacak muatan yang kurang dibongkar dipelabuhan tujuannya dan diperkiraan terbawa ke (overcarried to) pelabuhan berikutnya atau kurang dimuat (short shipped) dari pelabuhan pemuatannya. Sehubungan dengan itu maka Cargo Tracer dikirimkan ke semua pelabuhan yang telah dan akan disinggahi oleh kapal yang bersangkutan (juga dikirimkan kepada nahkoda yang bersangkutan).

9. Survey Report (disebut juga Claim Constatering Bewijs,CCB), yaitu dokumen yang menyebutkan kerusakkan atas muatan yang dibongkar dipelabuhan tujuannya.

Dewasa ini perusahaan pelayaran lebih menyukai penggunaan Survey Report karena sifat pelaporannya adalah fact finding (melaporkan kerusakkan yang ditemukan), berbeda dengan CCB yang selain mengemukakan fakta juga memberikan taksiran mengenai besarnya taksiran dan pemberian ganti rugi.

10. Delivery Report, yang disebut juga Except Bewijs (EB), yaitu laporan mengenai collie muatan yang hilang (tidak dibongkar dipelabuhan tujuannya dan tida dapat ditemukan).

11. Delivery Order (D/O) atau disebut juga surat perintah penyerahan barang atau surat penyerahan yang diberikan oleh agen perusahaan pelayaran kepada kepala gudang dimana barang disimpan, untu menyerahkan muatan yang bersangkutan kepada pembawa surat tersebut.

D/O dapat dikeluarkan oleh agen kalau consignee menyerahkan B/L asli yang bersangkutan, atau kalau dokumen ini belum ada, dapat diganti dengan B/L copy yang didukung oleh garansi bank.